Trong một đợt tập huấn về quản lý thời gian cá nhân để nâng cao hiệu quả công việc, một giám đốc dự án đã tỏ ra bức xúc khi kết quả kiểm tra tính hiệu quả trong quản lý thời gian của các nhân viên xuất sắc nhất của ông lại có kết quả xấu. Trái lại, những nhân viên, theo ông là chưa sốt sắng với công việc lại có kết quả khả quan hơn.
Sở dĩ có sự việc này là do bài kiểm tra được thiết kế dựa trên nguyên lý, người dành thời gian cho công việc của cơ quan nhiều hơn thời gian cá nhân và gia đình là người bị mất cân đối trong quản lýthời gian.
Quả vậy, những chuyên gia giỏi của vị giám đốc nọ rất tận tụy với công việc. Họ là những người đã và đang hy sinh sức khỏe, hạnh phúc của mình mà không hề hay biết hoặc khi đã biết thì đã trở thành thói quen, nếp sống không thể sửa chữa được. Những người này, thay vì dành thời gian cho hoạch định, tổ chức và thiết lập mục tiêu rồi mới tiến hành, họ lao vào giải quyết công việc mà không thiết đến quỹ thời gian quý giá tạo hóa đã ban cho họ. Một nữ chuyên gia dự án sau đợt tập huấn đã thổ lộ, "Em thấy mình có lỗi vì đã thiếu thời gian để chăm sóc chồng con."
Làm đúng việc hay làm việc đúng?
Anh McGee-Cooper trong cuốn Quản lý thời gian dành cho những người không thể quản lý được nó viết, "Nếu biết học hỏi để cân bằng giữa công việc và vui chơi, giải trí, cuộc sống của chúng ta sẽ hạnh phúc hơn, khỏe mạnh hơn và sáng tạo hơn." Theo các chuyên gia về quản lý thời gian, tỷ lệ thích hợp giữa công việc và vui chơi giải trí là 50-50. Vì vậy, thay vì khen thưởng động viên những nhân viên tận tụy với công việc cho cơ quan, quản lý đơn vị cần biết cách giúp nhân viên của mình có được sự cân bằng giữa công việc và nghỉ ngơi.
Ngoài ra, việc tạo điều kiện gián đoạn công việc để nhân viên nghỉ ngơi đôi lúc lại là dịp để quản lý "nhìn sâu vào hệ thống" một cách khách quan. Trong một cuốn sách giáo khoa về quản lý tài chính có kể câu chuyện rằng, một buổi sáng sớm nọ vị tổng giám dốc bước vào phòng tài vụ, ông rút ra một phong bì và tuyên bố rằng ban giám đốc thống nhất trong cuộc họp giao ban cuối tuần trước rằng sẽ thưởng cho kế toán trưởng một chuyến du lịch nước ngoài vì sự tận tụy công việc của cô trong quý vừa qua. Ông đưa vé máy bay và yêu cầu kế toán trưởng bàn giao công việc cho người được chỉ định để đi du lịch vào hôm sau. Thì ra vị tổng giám đốc này muốn thử tài quản lý của kế toán trưởng khi cô vắng mặt và nhân dịp này muốn kiểm tra hệ thống tài chính của mình có lành mạnh không.
Theo Peter Drucker, nhà sư phạm lỗi lạc về quản trị, để công việc đạt hiệu quả, cần "làm đúng việc hơn là làm việc đúng - doing the right thing is more important than doing things right." Quả vậy, làm đúng việc mới hiệu quả, còn làm việc đúng chỉ đạt được năng suất của công việc. Cần tập trung vào tính hiệu quả (xác định việc đúng để làm) sau đó mới chú trọng vào tính năng suất. Hơn nữa, tập trung vào tính hiệu quả của công việc còn giúp chúng ta học cách nói không với một số công việc không quan trọng có thể chuyển giao cho người khác thực hiện. Nghĩa là, chúng ta hãy tập trung vào những công việc chỉ có một mình ta thực hiện được mà thôi.
Hỡi những người tham công tiếc việc hãy chịu khó học một chút lơ đãng của nhà thông thái, đừng quá cầu toàn cũng như đừng nên quên bản thân mình và các ưu tiên của cuộc đời mình cũng quan trọng không kém để nói "không" đối với một số công việc hàng ngày. Nhà quản lý, bạn biết mình cần phải làm gì để gìn giữ và nuôi dưỡng vốn nhân lực quý giá này cho cơ quan rồi chứ?
(Theo Những câu chuyện Quản lý thời hiện đại)
